Khi văn phòng đại diện không có nhu cầu tiếp tục hoạt động hoặc khi công ty nước ngoài đã thành lập công ty tại Việt Nam thì việc đóng cửa văn phòng đại diện là điều cần thiết. Trong bài viết này Tư vấn Blue xin tư vấn thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Nghệ An như sau:
Hình minh họa
Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:
Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
Việc thành lập văn phòng đại diện dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, do đó khi không còn nhu cầu nữa doanh nghiệp có thể quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp, là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. Vì vậy khi doanh nghiệp đó không còn tồn tại thì văn phòng đại diện đương nhiên cũng sẽ chấm dứt hoạt động.
Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Do đó hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn thì văn phòng đại diện sẽ chấm dứt hoạt động
Trường hợp khi hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn thì khi đó văn phòng đại diện cũng sẽ chấm dứt hoạt động
Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm
- Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
- Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong 02 năm liên tiếp.
- Không gửi báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện theo quy định tại điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP để thành lập văn phòng đại diện.
Tài liệu văn phòng đại diện cần cung cấp cho Tư vấn Blue:
- Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện đã nộp cho Sở công thương từ khi thành lập đến nay (Lưu ý: Trong đó có các nội dung như: Số lao động tại văn phòng đại diện, số tiền đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xác hội, thuế thu nhập cá nhân (nếu có), hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam,…)
- Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện;
- Giấy chứng nhận mẫu dấu của văn phòng đại diện;
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân của toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng từ khi thành lập đến nay;
- Hóa đơn nộp thuế thu nhập cá nhân của toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng từ khi thành lập đến nay;
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng từ khi thành lập đến nay;
- Sao kê tài khoản ngân hàng của văn phòng;
- Sổ quỹ tiền mặt của văn phòng;
- Mẫu xác nhận lương cho toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng từ khi thành lập đến nay;
- Hợp đồng thuê văn phòng, chứng từ về chi phí hoạt động tại Việt Nam;
- Thông báo mã số thuế nộp hộ của văn phòng đại diện;
- Dấu của văn phòng đại diện (Lưu ý: Khi hủy con dấu văn phòng đại diện mới chuyển cho Luật Blue);
Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền được thực hiện như sau:
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Công thương cấp tỉnh (hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao) nơi cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ;
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện;
Thương nhân nước ngoài niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện.
Thương nhân nước ngoài có Văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Mọi vấn đề vướng mắc về thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Nghệ An, quý vị hãy liên hệ Tư vấn Blue để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.
