Chính phủ yêu cầu bắt buộc 100% Doanh nghiệp phải sử dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT). Để việc chuyển đổi và sử dụng HĐĐT nhanh chóng và hiệu quả, Doanh nghiệp phải hiểu rõ các khái niệm, đặc điểm và phân biệt được: Hóa đơn điện tử hợp lệ, Hóa đơn điện tử có mã xác thực, Hóa đơn điện tử chuyển đổi,…và những điều kế toán cần biết về hóa đơn điện tử hợp lệ ra sao? Hãy cùng Tư vấn Blue Nghệ An theo dõi nội dung bài viết sau.
Hình minh họa
Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Hoá đơn điện tử hợp lệ hay còn gọi là hóa đơn điện tử hợp pháp là dạng hóa đơn đáp ứng được đầy đủ các điều kiện về hóa đơn tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ- CP.
Đây là hai văn có giá trị để ngành thuế nâng cao công tác quản lý hóa đơn, chống gian lận – trốn thuế, thực hiện cải cách thủ tục quản lý thuế trong đó có hoạt động quản lý tình hình sử dụng hóa đơn nhằm hướng đến một môi trường kiểm soát hóa đơn một cách thống nhất, dễ thực hiện.
Hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đảm bảo được các yêu cầu của ngành thuế về nội dung, tiêu thức… trên hóa đơn. Do đó, khi lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) kế toán cần đảm bảo các điều kiện về giá trị pháp lý của hóa đơn theo Khoản 3 Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
– Hóa đơn phải tuyệt đối đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
– Một điều kiện nữa đó là tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn chính là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, bên cạnh đó những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiện thị hóa đơn điện tử cũng cần đảm bảo.
– Cùng với đó, những thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần đến.
– Dưới đây là những tiêu chí cơ bản về hóa đơn điện tử:
+ Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
+ Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
+ Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
Về nội dung hàng hóa dịch vụ của hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nội dung sau:
– Phải có số thứ tự, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền;
– Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán;
– Tiền hàng bằng chữ; Người mua hàng, người bán hàng;
– Ký và đóng dấu của người bán hàng.
Ngoài ra, để đảm bảo tính hợp lệ HĐĐT cần phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu sau:
– Bản thể hiện hóa đơn điện tử
– Hóa đơn điện tử không có liên
– Ký hiệu số Serial
– Chữ ký điện tử
– Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
– Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Những lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ kế toán cần biết
Ngoài việc để ý đến những tiêu chí được chúng tôi đề cập ở trên, kế toán cần đặc biệt lưu ý đến nội dung của một hóa đơn điện tử hợp lệ dưới đây:
– HĐĐT phải được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì cần thực hiện bằng cách chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc thực hiện đặt dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
– Trong quá trình khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán nếu nằm trong các trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
Đây chính là những nội dung cần kế toán lưu ý khi thực hiện khởi tạo hóa đơn. Và kế toán nhớ nhé, trên hóa đơn điện tử được sử dụng song ngữ.
Hóa đơn điện tử hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Tính pháp lý hóa đơn điện tử còn được dựa trên cơ sở là Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay dưới đây để nắm được tính pháp lý. Tại Nghị định, Chính phủ có quy định cụ thể và rõ ràng về một hóa đơn điện tử hợp pháp cần đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin hóa đơn và đáp ứng được quy định tại khoản tại khoản 5 Điều 4; các Điều 6,7,8 của Nghị định.
Theo đó, hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cần tuyệt đối đảm bảo các nguyên tắc sau:
– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
– Không bắt buộc có chữ ký số;
– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Cùng với đó, nội dung trên thông tư hóa đơn điện tử cần đảm bảo:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
– Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cũng có những hướng dẫn cụ thể về các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định bên trên.
Về thời điểm lập hóa đơn điện tử cũng cần có những nguyên tắc nhất định như sau:
– Đối với thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với thời điểm lập hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ chính là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ và không phân biệt là đã thu được tiền hay là chưa thu được tiền.
– Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
– Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định bên trên.
Đó là những quy định về hóa đơn điện tử hợp pháp tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, theo đó kế toán cần đặc biệt lưu ý những nội dung, tiêu thức, định dạng của hóa đơn điện tử. Để có thể thuận lợi trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có thể hỗ trợ tối đa bạn trong quá trình sử dụng. Dưới đây sẽ là một số mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ có sẵn trên hệ thống của EasyInvoice cho bạn tham khảo.
